Belajar Excel

Tutorial Microsoft Excel

Pendahuluan

Microsoft excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja di bawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka – angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data – data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

Pengenalan Layar Kerja MS Excel

      Formula Bar adalah tempat dimana kita menulis rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan merupakan angka melainkan alamat cell/cell addressnya.

Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus  diawali dengan tanda sama dengan (=…………) atau tanda tambah (+……..)

      Name Box adalah   tempat yang menunjukkan dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.

Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali dengan pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor berbaris (1-65536), sebagai contoh :

!Cell B5 dibaca kolom ke-2 (yakni kolom B) baris ke-5.

Mengatur Cara Gerak Pointer

 Enter               : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

Shift Enter        : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

Tab                  : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

Shift Tab          : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

Page Up           : 1 layar ke atas

Page Down      : 1 layar ke bawah

      ­

  ¬   ®                 : ke kiri, kanan, atas, dan bawah

      ¯

Ctrl ¬ / ®            : ke batas data yang paling kiri atau kanan

Ctrl ­ / ¯               : ke batas data yang paling atas atau bawah

Ctrl End           : menuju data yang paling akhir

Ctrl Home        : menuju ke awal cell (A1)

Home               : kembali ke kolom A pada baris yang sama

F5                    : menuju ke cell tertentu do Worksheet

Jenis Data pada Cell

1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

· Character   : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalan melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

· Numeric     : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

· Date           : data tanggal

· Time           : data waktu

1. Formula yang seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (=……) atau tanda tambah (+…….). Seperti yang dijelaskan sebelumnya.

Bentuk Kursor

Bentuk Kursor	Aksi jika mouse di-drag	Posisi Mouse Pointer
	Membuat Blok, memilih daerah yang akan diolah	Di tengah-tengah cell yang sedang diolah
	Menyalin Blok cell yang dilaluinya	Disebelah kanan cell yang sedang dipilih
	Memindahkan Blok ke cell yang dituju mouse	Ditepi (garis batas) cell yang sedang dipilih

Menyalin Isi Cell

Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur di bawah ini:

Þ  Pilih Blok yang akan disalin lalu letakkan kursor          pada sebelah kanan bawah cell yang akan dicopy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

Membuat Judul di tengah Tabel

Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini:

Þ    Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A……). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center .

Pengeditan dan Pengformatan Worksheet

Pengeditan worksheet

Pengeditan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

1. Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit
2. Double klik pada cell yang mau diedit
3. Mengedit pada formula bar

Perintah untuk pengeditan

· Fiil                             : menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan

   Perintah fiil terdiri dari 4 pilihan:

   1. Up         : isi data pada cell dari bawah ke atas

   2. Down     : isi data pada cell dari atas ke bawah

   3. Left        : isi data pada cell dari kanan ke kiri

   4. Right      : isi data pada cell dari kiri ke kanan

· Delete                             : untuk menghapus cell beserta isinya

   1. Tombol delete    : menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet

   2. Shift Cell Left     : menggeser cell ke kiri

   3. Shift Cell Up       : menggeser cell ke atas

   4. Entire Row         : menghapus 1 baris

   5. Entire Colum      : menghapus 1 kolom

· Delete Sheet                    : untuk menghapus sheet yang sedang aktif

· Move or Copy Sheet       : untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

Perintah untuk Pemformatan Worksheet

· Cell                : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell

   Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni:

      Number (format type data)

      Alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)

      Font (format tulisan)

      Border (format garis)

      Patterns (format warna pada cell)

      Protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

· Row                 : mengatur format dari baris

1.   Height     : mengatur panjang suatu baris

2.   Autofit     : mengembalikan ke ukuran baris yang standart

3.         Hide     : menyembunyikan baris yang ditunjuk

4.   Unhide    : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

· Column               : mengatur format dari kolom

1.   Width                     : mengatur lebar dari suatu kolom

2.   Autofit Selection     : mengembalikan ke ukuran kolom yang standart

3.   Hide                       : menyembunyikan kolom yang ditunjuk

 4.  Unhide                   : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

5.   Standard Wight      : mengatur standart lebar dari kolom

· Sheet                   : mengatur format dari sheet yang sedang aktif

1.   Rename         : mengganti nama sheet yang sedang aktif

2.   Hide              : menyembunyikan sheet yang sedang aktif

3.   Unhide          : mengembalikan sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang tersembunyi)

4.   Background   : memberi gambar sebagai background dari layer kerja MS Excel

5.   Tab Color     : memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet

Pemakaian Fungsi pada MS Excel

Operator Perhitungan pada MS Excel

Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkat yang dilakukan dengan cara menuliskan alamat sellnya bukan angkanya pada formula bar.

Misal :  Penjumlahan     : =A1 + B1 atau +A1 + B1

            Pengurangan     : =A1 –B1 atau +A1 – B1

            Perkalian          : =A1 * B1 atau +A1 * B1

            Pembagian        : =A1 / B1 atau +A1 / B1

            Pangkat 2         : =A1 ^ 2 atau +A1 ^ 2

Fungsi Bantu Statistik

1.   Max (Range)          : mencari nilai terbesat dari suatu range

2.   Min (Range)           : mencari nilai terkecil dari suatu range

3.   Sum (Range)          : mencari jumlah dari sisi data yang terdapat pada suatu range

4.   Average (Range)    : mencari nilai rata2 dari suatu range

5.   Count (Range)        : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range

Fungsi Kelompok Text

1.   Left      : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.

      Penulisan    : =LEFT(teks,jumlah_karakter)

2.   Right    : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.

      Penulisan    : =RIGHT(teks,jumlah_karakter)

3.   Mid      : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.

      Penulisan    : =MID(teks,angka_awal,jumlah_karakter)

4.   Upper  : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf  besar / capital.

      Penulisan    : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA

5.   Lower  : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf kecil.

      Penulisan    : =(LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya

6.   Proper  : mengubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / capital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.

      Penulisan    : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum

7.   Len      : mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argument jumlah_karakter.

      Penulisan    : =UPPER(“Praktikum”) menghasilkan 9

8.   Text     : mengubah angka menjadi teks dengan jumlah decimal sesuai yang dinyatakan pada argumen format_teks

      Penulisan    : =TEXT(angka,format_teks)

      Contoh : =TEXT(100/4,”0.00”) menghasilkan 25.00

9.   Dollar   : mengubah angka menjadi teks mata uang dollar, disertai pembulatan dan jumlah decimal menurut argument jumlah_desimal.

      Penulisan    : =DOLLAR(angka, jumlah_desimal)

      Contoh: =DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857

                    = DOLLAR(22/7,5) menhasilkan $3.14286

10. Char     : mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII

      Penulisan    : =CHAR(25) menghasilkan }.

11. Code    : merubah karakter pertama menjadi kode ASCII

      Contoh: =CODE(“Infor”) menghasilkan 73

                    = CODE(“Ikan”)menghasilkan 73 juga

Catatan !!!! tanda koma ( , ) di atas dapat juga diganti dengan tanda titik koma ( ; ), disesuaikan dengan computer yang digunakan.

Fungsi Bantu Logika

1.      And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

! menghasilkan argument true jika semua logika benar

2.   Or (Logical 1, logical 2,…,logical 30)

      ! menghasilkan argument true jika salah satu logika benar

3.   Not (Logical)

      ! menghasilkan kebalikan logika

4.   If (Logical Text, Value True, Value Valse)

      ! menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan

Fungsi Absolut

Fungsi penggunaan absolute ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin, buatlah referensi cell absolute dengan mengetik tanda dillar ( $ ) atau tekan F4 apabila pengetikan referensi cell yang anda ingin tidak berubah. Seperti formula =D4 berubah pada saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk pada cell yang sama.

Data entry

            Prinsipnya hamper sama dengan penggunaan absolute dimana bila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin namun keuntungan lain menggunakan data entry adalah kemungkinan kita melakukan pencarian referensi antar sheet.

            Proses data entry diawali dengan membuat range rekening-rekening transaksi maupun data-data lain yang akan dipakai sebagai patokan pada proses selanjutnya, proses ini berlangsung setelah user menuliskan dan menamakan range rekening-rekening bersangkutan sebagai berikut:

Contoh rekening-rekening penjualan jenis-jenis buku pada sebuah perpustakaan:

Kode	Nama Buku
001	Komputer
010	Manajemen
011	Akutansi
100	Teologi
101	Biologi

1.      Menuliskan rekening-rekening di atas

2.      Blokir area cell $A$2:$B$6

3.      Kemudian carilah menu insert, name, define.

4.      Pada menu define name, pada text box names di workbooks anda dipersilahkan untuk menamakan range rekening-rekening yang telah anda buat.

5.      Perhatikan pada text box refers to : range yang telah anda buat.

6.      Jika telah selesai klik OK.

Untuk lebih jelasnya tujuan membuat range pada tabel yang telah anda buat, anda dipersilahkan untuk mengganti sheet. Berpindahlah ke sheet 2 lalu pada cell B1 ketikkan formula berikut =IF(A1<>””,VLOOKUP(A1,buku,2),””). Lalu pada cell A1 coba anda ketikkan salah satu kode, dan lihat perubahannya.

Fungsi VLOOKUP

            Fungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertical.

  Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Fungsi HLOOKUP

            Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

 Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

LOOKUP VALUE

            Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sebagai referensi / patokan.

TUTORIAL MICROSOFT EXCEL

I. Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data.Di sini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Lembar kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel itu, ada baiknya kita mengenal lebih dahulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan.

B. Memindahkan beberapa Petunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk selengkapnya silahkan lihat tabel di bawah.

Tombol	Keterangan
¬  ­  ®  ¯	Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas, atau bawah
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Home	Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layer ke atas
PgDn	Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

C. Memasukkan data ke lembar kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam, dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini:

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki kesalahan pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri mouse 2 kali pada sel yang datanya ingi diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dengan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), – (pengurangan), * (perkalian), ^ (perpangkatan).

1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a.   Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan.

b.   Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a.   Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan.

b.   ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 & (atau) E4 diubah, maka hasil di sel 5 pun akan ikut berubah.

3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse:

a.       Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b.      Ketik “=” pada kolom baris rumus

c.       Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

d.      Pilih atau klik E4 lalu tekan Enter

F. membuat range / blok sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau) baris, copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan (atau) baris, dll. Dalam kondisi – kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range / blok ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai di ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.

Range / blok dapat dibuat dengan beberapa cara:

1. Membuat range dengan menggunakan tombol Shift

a.   Tempatkan petunjuk sel awal range / bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2.

b.   Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7.

2. Membuat range menggunakan mouse

a.   Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer / penunjuk mouse yang harus berada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

b.   Sambil menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu E7.

3. Membuat kolom atau baris

Suatu baris atau kolom dapat disorot dengan mengeklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bila ingin menyorot seluruh kolom B.

4. Menyorot sederetan kolom atau baris

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya, B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini:

a.       Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal

b.      Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga menyelorot seluruh baris itu.

G. Menghapus data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data / sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengeklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan rangkaian data dengan fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill dapat dilakukan dengan mengikuti langkah – langkah berikut ini:

1.      Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2

2.      Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” January

3.      Pada sel berikutnya (sel bawah/ B3 atau disampingnya / C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

4.      Sorot/bloklah B2:B3

5.      Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 sehingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam.

6.      Tekan tombol kiri mouse dan geserlah (drag) posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.

I. Menggunakan fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (perhitungan otomatis) digunakan untuk melakukan perhitungan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalan suatu range tertentu. Di dalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata – rata (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), Nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah angka data (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut:

1. Sorot range yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data.
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilih Average (A) untuk menghitung rata – rata data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

AutoSum

Fungsi AutoCalculate di atas adalah untuk menghitung cepat data – data yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (S).

Misalnya dalam contoh di atas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol S di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

J. Mengatur lebar kolom

1.   Mengatur lebar kolon dengan menggunakan mouse.

      a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga plus tanda warna putih berubah menjadi tanda panah 2 arah.

      Catatan : Bila ingin berubah sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan dirubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.

      b. Klik kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser (drag) lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2.   Mengatur lebar kolom sesuai data terpanjang

      a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

      b. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom,

K. Mengatur tinggi kolom

1.   Mengarahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

      Catatan : Bila ingin merubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

2.   Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris yang diinginkan.

L. Mengatur Format tampilan huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color), dan efek khusus lainnya dpat anda tambahkan dalam lembar kerja anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

1. Format melalui perintah di baris menu
   1. Sorot sel atau range yang akan anda format
   2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (Ctrl + 1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
   3. Pada kotak dialog Format Cells tersebut klik tab Font.
   4. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

M. Meratakan tampilan data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, ditengah sel atau ditengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada dibaris menu dan toolbar.

1.   Meratakan data dengan perintah di baris menu

      a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya

b. Pilih dan klik menu Format (O), Cells (Ctrl + 1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

      c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut klik tab Alignment

      d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak:

§         Vertical  : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh)

§         Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :

General	Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent)	Data ditampilkan rata kiri
Center	Data ditampilkan rata tengah
Right	Data ditampilkan rata kanan
Fill	Mengisi seluruh sel dengan mengisi seluruh data
Justify	Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection	Data ditampilkan ditengah-tengah beberapa kolom

§         Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya

e. Klik OK

N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

1.   Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

2.   Pilih dan klik menu Format (O), Cells (Ctrl + 1). Lalu klik tab border.

3.   Pada bagian presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut:

      None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai

      Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range

      Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas di dalam range

1. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
2. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
3. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
4. klik OK bila sudah selesai

O. Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom

Kadang kala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/ mengetikan data, ternyata ada data – data yang terlewat. Langkah – langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini:

1.        Sorotlah sel atau buatlah range tempat sel , baris atau kolom baru akan disisipkan

2.        Pilih dan klik di baris menu:

      Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru

      Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru

      Insert, Cells untuk menyisipka sel baru

P. Menghapus sel, baris, atau kolom

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris, atau kolom.

1. Sorotlah sel atau range tempat se, baris, atau kolom yang akan dihapus
2. pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
3. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini:

      Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya

      Shift cell up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah bawahnya

      Entire rows, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot

      Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot

4.   Klik OK